material de oficina

Ideas para el almacenamiento de material de oficina

Cuando piensas en tu negocio, de seguro se vienen a tu mente conceptos como manejo financiero, atención al cliente, margen de ganancia y reportes de ventas, pero casi nunca debes pensar en los suministros de tu oficina.

Sin embargo, la compra y el almacenamiento de material de oficina pueden afectar el desempeño cotidiano de tu empresa. Aquí te damos algunas ideas sobre cómo organizar esos suministros.

Consejos para el almacenamiento de material de oficina

  • Haz una lista de las cosas que más se usan habitualmente. Al colocarlas en un sitio más accesible, ahorrarás tiempos y mejorarás tu productividad.
  • Consulta a tus empleados acerca de qué materiales convendría que ellos guarden directamente en sus escritorios.
  • Pregunta también si necesitan algún material que no hayas comprado o que pueda facilitar sus tareas cotidianas.
  • Asigna a un responsable que se encargue de administrar estos recursos y de mantener organizado el almacenamiento de material de oficina.
  • Busca un lugar seco para guardar materiales frágiles como papeles, cajas de cartón y sobres. Asegúrate que el sitio no pueda sufrir de filtraciones.
  • Protege de la luz del sol a tus suministros, ya que la exposición prolongada a la luz solar puede arruinarlos.
  • Mantén el espacio de almacenamiento limpio, para evitar que tus suministros se echen a perder.
  • Usa cajones, cajas, contenedores y organizadores para que tu almacenamiento de material de oficina esté lo más organizado posible. Si cada elemento tiene su lugar, ahorrarás tiempo en fútiles búsquedas.
  • Etiqueta todo. Coloca en cajas y cajones etiquetas visibles que permitan saber cuál es el contenido de cada espacio de almacenamiento.
  • No pongas todo en el mismo lugar. Por ejemplo, el papel y tinta para la impresora es mejor colocarlo cerca del área donde se realizan las impresiones. Los bolígrafos irán mejor cerca de los escritorios.
  • Organiza de acuerdo a rubros. Por ejemplo, coloca todos los tamaños de sobres en un mismo estante, en otro las hojas para imprimir, en otro clips y engrapes, etc.
  • Mantén el orden. Asigna a un empleado la tarea de mantener cada suministro en su lugar, desechar cajas y empaques vacíos, y reponer los materiales que falten.
  • Adáptate. Las necesidades de los negocios van cambiando con el tiempo. Mantente atento a cuáles son los cambios que se suceden en tu forma de trabajar y adapta el almacenamiento de material de oficina de acuerdo a estos.

organizar material oficinaAhorra tiempos con códigos de colores

Una gran técnica para lograr una mayor efectividad de tiempos y de esfuerzos es utilizar códigos de colores para organizar los suministros.

Por ejemplo, coloca etiquetas de diferente color en los empaques del papel para imprimir de acuerdo al tamaño de las hojas. De esta forma, los empleados sabrán de un solo golpe de vista cuál es el que necesitan.

Lo mismo puedes hacer para identificar el color de la tinta de bolígrafos y marcadores, diferentes tamaños de clips y también colores de los cartuchos de impresión.

En el caso de las engrapadoras, colócale una etiqueta del mismo color a la engrapadora y a la caja que contenga sus repuestos.

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